Jak przygotować JDG do KSeF? Sprawdź terminy, limit 10 000 zł, wyjątki i tryb offline24 oraz ustal obieg faktur z księgowym.
Przygotowanie JDG do KSeF zaczyna się od ustalenia, jakie faktury wystawiasz i kto ma mieć do nich dostęp. Sam zakup programu nie wystarczy: potrzebne są uprawnienia, sposób odbierania dokumentów i procedura na wypadek problemów z połączeniem.
Ten poradnik, opublikowany przed wdrożeniem obowiązku, został zaktualizowany 24 września 2026 r. Uwzględnia wyjątki oraz możliwość wystawiania faktur w trybie offline24.
Od kiedy KSeF obowiązuje przedsiębiorców?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł w życie etapami:
- 1 lutego 2026 r. — dla podatników ze sprzedażą za 2024 rok przekraczającą 200 mln zł brutto.
- 1 kwietnia 2026 r. — dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem.
Do końca 2026 r. działa ułatwienie pozwalające wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna wartość sprzedaży z VAT udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł. To limit dotyczący faktur, a nie ogólny próg przychodów przedsiębiorcy. Szczegóły przekroczenia limitu opisuję w poradniku o praktycznym korzystaniu z KSeF.
Czy każda faktura musi trafić do KSeF?
Nie. Istnieją ustawowe wyłączenia, m.in. dotyczące faktur dla konsumentów, których wystawianie w KSeF jest dobrowolne. Odrębne zasady dotyczą też niektórych podmiotów zagranicznych i dokumentów wskazanych w przepisach wykonawczych. Koniec przejściowego ułatwienia dla najmniejszych firm nie oznacza zniesienia wszystkich wyłączeń.
Plik PDF może nadal służyć jako wizualizacja faktury lub forma przekazania dokumentu w przypadkach dopuszczonych przepisami. Nie należy zakładać, że każdy dokument wystawiony poza KSeF automatycznie przestaje być fakturą.
Jak przygotować obieg dokumentów z księgowym?
- Ustal zakres obowiązku. Rozróżnij sprzedaż firmom i konsumentom, sprawdź wyjątki oraz ewentualne ułatwienie przejściowe.
- Sprawdź program. Zweryfikuj, czy obsługuje aktualną strukturę faktur, wysyłkę do KSeF, odbiór numeru KSeF i odpowiednie tryby offline.
- Ustal uprawnienia. Określ, kto wystawia faktury, kto je odbiera i jakie czynności wykonuje biuro rachunkowe. Nie przekazuj nikomu danych do własnego logowania.
- Ustal kontrolę kompletności. Określ sposób przekazywania księgowemu dokumentów spoza KSeF, opisów kosztów i informacji o płatnościach.
- Przygotuj procedurę awaryjną. Zapisz, kto kontroluje dokumenty oczekujące na wysłanie i pilnuje terminów.
Zobacz także jak działa współpraca z moim biurem rachunkowym online.
Brak internetu: czym jest offline24?
W trybie offline24 fakturę wystawiasz elektronicznie według obowiązującej struktury i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1. Ten tryb jest dostępny dla każdego podatnika.
Offline24, ogłoszona awaria KSeF i całkowita awaria mają różne zasady. Nie stosuj jednego terminu do wszystkich sytuacji. Sposób udostępnienia dokumentu oraz wymagane oznaczenia zależą również od statusu odbiorcy. Szczegóły sprawdzisz w instrukcji Ministerstwa Finansów poniżej.