Obsługuję online programistów, testerów, administratorów i innych specjalistów IT na B2B z całej Polski. Rozliczam ryczałt lub KPiR, VAT-UE, import usług, koszty narzędzi oraz faktury dla kontrahentów zagranicznych.
Przed rozpoczęciem obsługi proszę o opis Twoich usług i kontraktu. Daj mi też znać, czy masz etat, zagranicznych klientów i automatycznie odnawiane subskrypcje. Te informacje pomagają mi ustalić dokumenty potrzebne do rozliczeń.
Ewidencja przychodów na ryczałcie lub KPiR, rozliczenia ZUS i VAT. Uwzględniam dokumenty sprzedaży oraz zakupy związane z działalnością.
Rozliczenia faktur dla zagranicznych kontrahentów, VAT-UE i import usług, w tym subskrypcji oprogramowania oraz usług chmurowych.
Dokumenty udostępniasz w panelu klienta. Nie musisz przyjeżdżać do biura w Krakowie — obsługuję specjalistów IT niezależnie od ich miejsca zamieszkania w Polsce.
Wystawiasz faktury za pracę na kontrakcie B2B i kupujesz licencje, chmurę lub inne narzędzia? Poniżej wyjaśniam, jakie znaczenie mają opis usług, zagraniczni kontrahenci i dokumenty zakupowe przy rozliczaniu JDG w IT.
PKD firmy a klasyfikacja usług PKWiU
PKD 2025: sprawdź w tabeli, jak zmieniły się kody dotyczące Twoich usług.
| Obszar działalności | Stary (2007) | Nowy (2025) | Zakres i uwagi |
|---|---|---|---|
| Game Development | 62.01.Z | 62.10.A | Projektowanie, tworzenie i testowanie gier komputerowych. |
| Programowanie (Biznes/AI) | 62.01.Z | 62.10.B | Aplikacje biznesowe, systemowe, rozwiązania AI/ML. |
| Cyberbezpieczeństwo | 62.02.Z | 62.20.A | Audyty bezpieczeństwa, pentesty, obsługa incydentów. |
| Chmura / kolokacja | 63.11.Z | 63.10.A | Przetwarzanie w chmurze i kolokacja centrów danych. |
| Hosting / infrastruktura danych | 63.11.Z | 63.10.D | Hosting stron i danych oraz pozostałe usługi infrastruktury obliczeniowej. Dobór kodu zależy od faktycznie świadczonej usługi. |
| Zarządzanie systemami | 62.03.Z | 62.20.B | Zarządzanie i obsługa systemów komputerowych. |
| Wydawanie oprogramowania | 58.29.Z | 58.29.Z | Działalność wydawnicza w zakresie pozostałego oprogramowania. |
Tabela pokazuje przykłady, a nie automatyczny dobór kodów. Przy zmianie wpisu CEIDG sprawdź przejście na PKD 2025; dla dotychczasowych wpisów okres przejściowy co do zasady kończy się 31 grudnia 2026 r. Sprawdź zasady aktualizacji PKD.
PKD opisuje działalność wpisaną do CEIDG. PKWiU klasyfikuje konkretną usługę lub produkt i może mieć znaczenie przy ustalaniu stawki podatku. Sam kod PKD nie wystarczy. Informacja z GUS wyjaśnia klasyfikację, ale nie zastępuje interpretacji podatkowej ani wiążącej informacji stawkowej (WIS).
Jeśli opis Twoich usług nie pasuje jednoznacznie do klasyfikacji, możesz wystąpić o informację do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi.
Przejdź do strony Ośrodka Klasyfikacji GUS →Usługi IT w Polsce zwykle podlegają podstawowej stawce VAT. Możliwość zwolnienia zależy od rzeczywistego zakresu usług i limitu 240 tys. zł w 2026 r. Usługi doradcze wymagają sprawdzenia ustawowego wyłączenia.
Przy zagranicznym kliencie B2B nie wystarczy napisać „eksport”: ustal status nabywcy i miejsce świadczenia. Zasady ogólne mają wyjątki.
Zwolnienie czy rejestracja do VAT — poradnik →Przekazuj faktury za chmurę, licencje i narzędzia AI. Sprawdzam dane wystawcy, a nie samą nazwę aplikacji. To, że płacisz kartą albo widzisz cenę w złotych, nie rozstrzyga sposobu rozliczenia VAT.
Przekaż mi fakturę od zagranicznego dostawcy, także gdy płacisz kartą lub opłata pobiera się automatycznie. Przy zakupie objętym art. 28b ustawy o VAT może być potrzebna rejestracja VAT-UE i rozliczenie polskiego podatku. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT w kraju. Czynny podatnik wykazuje taki zakup w JPK_V7; przy zwolnieniu służy do tego zwykle VAT-9M, a w określonych sytuacjach VAT-8. Prawo do odliczenia sprawdza się osobno.
Przed pierwszą fakturą dla zagranicznej firmy podaj kraj kontrahenta, jego dane podatkowe i opis usługi. To pozwala ustalić, w którym kraju rozlicza się VAT. Informacja podsumowująca VAT-UE dotyczy określonych transakcji unijnych — nie każdej sprzedaży za granicę.
VAT-UE i import usług — dokumenty i obowiązki →KSeF obejmuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale przewiduje wyjątki i zasady przejściowe. Ustal obowiązek swojej firmy oraz sposób przekazywania faktur klientom zagranicznym. Sam plik PDF nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej, gdy jej wystawienie w KSeF jest wymagane.
Jak przygotować się do KSeF? Czytaj na bloguProgramowanie, testowanie, administracja systemami i doradztwo IT mogą podlegać różnym stawkom ryczałtu. Przy porównaniu uwzględnij także składkę zdrowotną, wydatki firmowe i możliwość korzystania z ulg. Sama nazwa zawodu lub kod PKD nie przesądza o stawce ryczałtu.
Podatek od przychodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Znaczenie mają też usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy i termin wyboru formy opodatkowania. Wyjaśniam zasady rozliczeń; indywidualną rekomendację najkorzystniejszej formy zlecasz doradcy podatkowemu. Dochody spoza firmy mogą wymagać osobnego zeznania.
Szczegółowe porównanie form opodatkowania →Przekazuj faktury za komputer, oprogramowanie, chmurę i szkolenia związane z Twoimi usługami. Jeśli z dokumentu nie wynika, do czego służy zakup, dopisz krótkie wyjaśnienie. Samo podanie NIP na fakturze nie oznacza, że wydatek można rozliczyć w kosztach.
Na skali podatkowej i podatku liniowym wydatek może obniżyć dochód, jeśli jest związany z firmą, udokumentowany i nie jest wyłączony z kosztów przez przepisy. Na ryczałcie wydatki nie obniżają podatku od przychodu.
Laptop, monitory, serwery, licencje (SaaS), biurko, fotel ergonomiczny.
Szkolenia: Kursy programowania, certyfikaty cloud.
Ekspres do kawy: Wymaga wykazania związku z działalnością; nie jest automatycznie wykluczony z kosztów.
Ubiór: Zwykły garnitur co do zasady ma charakter osobisty. Samo używanie go podczas spotkań z klientami nie przesądza o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
Nie każda firma ma prawo do wszystkich ulg. Zanim ustalę zgłoszenie do ZUS, zapytam Cię o wcześniejszą działalność, etat i pracę dla byłego pracodawcy. Poniżej pokazuję możliwe warianty składek społecznych. Składkę zdrowotną rozlicza się osobno.
Po spełnieniu warunków
Przez maksymalnie 6 pełnych miesięcy nie płacisz składek społecznych z działalności. Nie masz wtedy z tej działalności ubezpieczenia chorobowego ani wynikających z niego świadczeń. Co do zasady nadal płacisz składkę zdrowotną.
Po spełnieniu warunków
Przez 24 miesiące najniższa podstawa składek społecznych wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia. Prawo do preferencji trzeba sprawdzić odrębnie.
Opcjonalnie, po ocenie
Od 2026 r. możesz korzystać z ulgi do 36 miesięcy w każdym okresie 60 miesięcy prowadzenia firmy. Wśród warunków są przychód za poprzedni pełny rok do 120 tys. zł i co najmniej 60 dni działalności w poprzednim roku. Przy krótszym okresie limit przychodu liczy się proporcjonalnie. Podstawa składek zależy od dochodu; trzeba też sprawdzić pozostałe warunki ulgi.
Gdy ulgi nie przysługują
Składki społeczne od standardowej podstawy. Ich kwota zależy od roku i zakresu ubezpieczeń; nie ma jednej stałej kwoty dla wszystkich firm.
Możesz przejść od razu na zasady ogólne lub nie spełniać warunków Małego ZUS Plus. Kolejność i termin zgłoszeń ustalamy dla konkretnej sytuacji.
Warunki ulg ZUS i przykłady na blogu →Źródła i szczegółowe zasady
Sprawdź informacje urzędowe: MF — podatki przy prowadzeniu firmy, zakres obowiązkowego KSeF oraz Mały ZUS Plus. Przykłady wymagają dopasowania do rzeczywistych usług i dokumentów Twojej firmy.
Kody porównasz z klasyfikacją PKD 2025 i kluczem przejścia GUS. Zasady zwolnień z kasy określa rozporządzenie o kasach rejestrujących z późniejszymi zmianami. Limit przejściowy KSeF wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Sprawdź obowiązki dotyczące fakturowania oraz warunki zwolnienia z VAT w swojej działalności.
Obowiązek wystawiania faktur zależy od terminów, zasad przejściowych i wyłączeń. Dostosuj program do fakturowania i uprawnienia do KSeF.
W 2026 roku podniesiono limit zwolnienia z VAT do 240 tys. zł.
Twoje rozliczenia prowadzę osobiście. Przed rozpoczęciem ustalamy, jak będziesz przekazywać dokumenty i jakie obowiązki obejmuje obsługa. Pracujesz na B2B i kupujesz usługi od zagranicznych dostawców? Napisz, czym się zajmujesz i jak rozliczasz kontrakt. Ustalimy zakres obsługi.
Tak. Prowadzę księgowość online dla specjalistów IT z całej Polski. Dokumenty przekazujesz w panelu klienta, a sprawy dotyczące rozliczeń omawiamy zdalnie.
Tak. Ustalamy pierwszy miesiąc obsługi, a ja wskazuję, jakie dokumenty i dane odebrać z poprzedniego biura. Weryfikuję przekazane mi materiały w zakresie potrzebnym do kontynuacji rozliczeń i wprowadzam niezbędne dane do systemu księgowego. Badanie wcześniejszych rozliczeń i korekty wymagają osobnych ustaleń.
Opisz swoje usługi, formę opodatkowania i status VAT. Podaj przybliżoną liczbę dokumentów miesięcznie oraz informację o zagranicznych kontrahentach, zakupach usług z zagranicy i zatrudnieniu. Na tej podstawie ustalimy zakres obsługi i cenę.
Tak. Przed pierwszą fakturą przekaż mi dane klienta, kraj i opis usługi. Sprawdzam sposób rozliczenia oraz obowiązki dotyczące VAT i VAT-UE. Faktura dla firmy z UE może wymagać innych oznaczeń niż dokument dla klienta spoza Unii.
Tak. Skontaktuj się przed rejestracją działalności. Omówimy zakres Twoich usług, planowane przychody i koszty oraz dokumenty potrzebne do rozpoczęcia obsługi księgowej.
Dodawaj faktury do panelu klienta, również przy automatycznie odnawianych subskrypcjach. Dopisz, do czego używasz programu lub usługi. Sam wyciąg z karty nie zastępuje faktury. Przy zagranicznym dostawcy sprawdzam również obowiązki VAT.