Prowadzę księgowość online dla gabinetów fizjoterapii, lekarzy na kontraktach B2B i innych jednoosobowych praktyk medycznych w całej Polsce. Pomagam uporządkować dokumenty, koszty działalności, VAT i ZUS, uwzględniając charakter świadczonych usług.
Obsługa online · cała Polska
Jeśli łączysz pracę dla placówki z własnym gabinetem, potrzebuję dokumentów z obu miejsc. Informujesz mnie też o etacie i dodatkowych usługach, np. zabiegach estetycznych lub masażach relaksacyjnych.
Ujmuję przychody z kontraktu B2B oraz wizyt prywatnych na podstawie przekazanych dokumentów.
Rozliczam dokumenty za sprzęt, materiały, programy i wynajem. Przy zakupach opisujesz ich związek z praktyką.
Rozliczam VAT i ZUS z uwzględnieniem rodzaju świadczeń oraz informacji o etacie i innych ubezpieczeniach.
Do wyceny podaj opis usług, formę opodatkowania, status VAT i przybliżoną liczbę dokumentów kosztowych w miesiącu. Napisz też, czy zatrudniasz pracowników i masz transakcje zagraniczne. Jeśli dopiero zakładasz firmę i nie znasz wszystkich odpowiedzi, zaznacz to w wiadomości.
Zapytaj o obsługę swojej praktykiPrzykłady współpracy
Przy samym kontrakcie potrzebuję innych informacji niż przy gabinecie, w którym przyjmujesz też prywatnych pacjentów. Poniżej pokazuję, co ustalam w obu sytuacjach.
Przyjmujesz własnych pacjentów i jednocześnie rozliczasz świadczenia wykonywane dla kliniki.
Jak pomagam: Ustalam z Tobą, jak przekazywać dokumenty z gabinetu i z kontraktu. Sprawdzam rodzaje świadczeń, dokumentowanie sprzedaży, status VAT i wydatki na sprzęt oraz materiały.
Wystawiasz dokumenty za kontrakt i masz dodatkowe przychody od prywatnych pacjentów.
Jak pomagam: Pytam o kontrakt, przychody z prywatnej praktyki, wydatki i inne ubezpieczenia, np. z etatu. Wyjaśniam zasady prowadzenia ewidencji przy Twojej formie opodatkowania.
To przykładowe sytuacje. Zakres obsługi i sposób rozliczenia ustalamy na podstawie Twoich usług i dokumentów.
Kontrakt z placówką, własny gabinet i dodatkowe usługi mogą oznaczać różne obowiązki. Poniżej wyjaśniam, na co zwrócić uwagę przy VAT, kasie fiskalnej, dokumentach za sprzęt i rozliczaniu ZUS. Rozdzielam sytuację lekarza i fizjoterapeuty tam, gdzie zasady są inne.
Nowa systematyka PKD 2025
PKD 2025: zmiana dla fizjoterapeutów – zastąpienie dotychczasowego kodu fizjoterapii 86.90.A kodem 86.95.Z.
| Obszar działalności | Stary (2007) | Nowy (2025) | Zakres i uwagi |
|---|---|---|---|
| Fizjoterapia | 86.90.A | 86.95.Z | Fizjoterapia i fizjoprofilaktyka. Wyłącza masaż relaksacyjny. |
| Medycyna alternatywna | 86.90.D | 86.96.Z | Akupunktura, aromaterapia, ziołolecznictwo, medycyna naturalna. |
| Praktyka dentystyczna | 86.23.Z | 86.23.Z | Zmiana nazwy podklasy. Zakres merytoryczny bez zmian. |
| Praktyka lekarska (ogólna) | 86.21.Z | 86.21.Z | Porady lekarskie ogólne, lekarze rodzinni. |
| Praktyka specjalistyczna | 86.22.Z | 86.22.Z | Lekarze specjaliści, chirurgia, psychiatria (medyczna). |
| Psychoterapia (nielekarska) | 86.90.E | 86.93.Z | Usługi psychologiczne i psychoterapeutyczne (nie przez lekarza). |
| Pozostała opieka | 86.90.E | 86.99.D | M.in. hipoterapia, terapia tańcem i ruchem oraz określone praktyki masażu. Właściwy kod zależy od faktycznie świadczonej usługi. |
Tabela pokazuje przykłady, a nie automatyczny dobór kodów. Przy zmianie wpisu CEIDG sprawdź przejście na PKD 2025; dla dotychczasowych wpisów okres przejściowy co do zasady kończy się 31 grudnia 2026 r. Sprawdź zasady aktualizacji PKD.
O zwolnieniu medycznym z VAT decydują warunki ustawowe dotyczące podmiotu i celu świadczenia. Samo wpisanie lub zmiana kodu PKD nie przyznaje ani nie odbiera zwolnienia.
Jeśli opis Twoich usług nie pasuje jednoznacznie do klasyfikacji, możesz wystąpić o informację do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi.
Przejdź do strony Ośrodka Klasyfikacji GUS →Zwolnienie usług medycznych wymaga spełnienia warunków dotyczących podmiotu oraz celu świadczenia: profilaktyki, zachowania, ratowania, przywracania lub poprawy zdrowia. Sam kod PKD, zawód albo nazwa zabiegu nie wystarczają.
Zabiegi wyłącznie estetyczne, masaże relaksacyjne i sprzedaż produktów wymagają osobnego sprawdzenia. Towary też mogą mieć różne stawki VAT. Przed zakupem sprzętu z UE sprawdź obowiązki przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT). Limit 50 tys. zł dla uprawnionych firm dotyczy zarówno bieżącego, jak i poprzedniego roku i ma wyjątki.
Zwolnienie czy rejestracja do VAT — poradnik →Subskrypcje, reklamy lub oprogramowanie od zagranicznego dostawcy mogą wymagać rozliczenia importu usług także w gabinecie zwolnionym z VAT.
Przekaż mi fakturę od zagranicznego dostawcy, także gdy płacisz kartą lub opłata pobiera się automatycznie. Przy zakupie objętym art. 28b ustawy o VAT może być potrzebna rejestracja VAT-UE i rozliczenie polskiego podatku. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT w kraju. Czynny podatnik wykazuje taki zakup w JPK_V7; przy zwolnieniu służy do tego zwykle VAT-9M, a w określonych sytuacjach VAT-8. Prawo do odliczenia sprawdza się osobno.
Przed pierwszą fakturą dla zagranicznej firmy podaj kraj kontrahenta, jego dane podatkowe i opis usługi. To pozwala ustalić, w którym kraju rozlicza się VAT. Informacja podsumowująca VAT-UE dotyczy określonych transakcji unijnych — nie każdej sprzedaży za granicę.
VAT-UE i import usług — dokumenty i obowiązki →Usługi lekarzy i lekarzy dentystów dla osób prywatnych co do zasady wymagają kasy od pierwszej takiej sprzedaży. Wyjątek dla usług na odległość wymaga spełnienia pełnych warunków zwolnienia, w tym odpowiedniej dokumentacji płatności. Kontrakt wyłącznie B2B to inna sytuacja. Fizjoterapeuta może korzystać m.in. z limitu 20 000 zł (proporcjonalnego przy rozpoczęciu sprzedaży) albo ze zwolnienia przedmiotowego, jeśli spełnia jego warunki — np. przy pełnej zapłacie bezgotówkowej i dokumentacji jednoznacznie wskazującej, jakiej konkretnej usługi dotyczy zapłata. Trzeba też sprawdzić wyłączenia.
Więcej informacji o kasie fiskalnejUsługi opieki zdrowotnej objęte działem 86 PKWiU mogą podlegać 14% ryczałtu; inne czynności wymagają osobnego ustalenia. Przy porównaniu uwzględnij także składkę zdrowotną, wydatki firmowe i możliwość korzystania z ulg. Sama nazwa zawodu lub kod PKD nie przesądza o stawce ryczałtu.
Podatek od przychodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Znaczenie mają też usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy i termin wyboru formy opodatkowania. Wyjaśniam zasady rozliczeń; indywidualną rekomendację najkorzystniejszej formy zlecasz doradcy podatkowemu. Dochody spoza firmy mogą wymagać osobnego zeznania.
Szczegółowe porównanie form opodatkowania →Przekazuj dokumenty za sprzęt, materiały, oprogramowanie i wynajem gabinetu. Jeśli przyjmujesz pacjentów w domu, opisz, jaką część mieszkania wykorzystujesz do pracy. Rozliczenie opłat wymaga uzasadnienia i odpowiedniej proporcji.
Na skali podatkowej i podatku liniowym wydatek może obniżyć dochód, jeśli jest związany z firmą, udokumentowany i nie jest wyłączony z kosztów przez przepisy. Na ryczałcie wydatki nie obniżają podatku od przychodu.
Sprzęt medyczny (zakup i leasing wymagają porównania warunków), meble do gabinetu, środki czystości, oprogramowanie do obsługi pacjentów (np. ZnanyLekarz).
Okulary korekcyjne: co do zasady mają charakter osobisty. Samo używanie ich w pracy nie wystarcza do zaliczenia zakupu do kosztów firmy.
Własne leczenie i rehabilitacja: co do zasady są wydatkiem osobistym. Odrębna ulga rehabilitacyjna w PIT może przysługiwać po spełnieniu jej warunków — zawód fizjoterapeuty sam w sobie jej nie wyklucza.
Nie każda firma ma prawo do wszystkich ulg. Zanim ustalę zgłoszenie do ZUS, zapytam Cię o wcześniejszą działalność, etat i pracę dla byłego pracodawcy. Poniżej pokazuję możliwe warianty składek społecznych. Składkę zdrowotną rozlicza się osobno.
Po spełnieniu warunków
Przez maksymalnie 6 pełnych miesięcy nie płacisz składek społecznych z działalności. Nie masz wtedy z tej działalności ubezpieczenia chorobowego ani wynikających z niego świadczeń. Co do zasady nadal płacisz składkę zdrowotną.
Po spełnieniu warunków
Przez 24 miesiące najniższa podstawa składek społecznych wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia. Prawo do preferencji trzeba sprawdzić odrębnie.
Opcjonalnie, po ocenie
Od 2026 r. możesz korzystać z ulgi do 36 miesięcy w każdym okresie 60 miesięcy prowadzenia firmy. Wśród warunków są przychód za poprzedni pełny rok do 120 tys. zł i co najmniej 60 dni działalności w poprzednim roku. Przy krótszym okresie limit przychodu liczy się proporcjonalnie. Podstawa składek zależy od dochodu; trzeba też sprawdzić pozostałe warunki ulgi.
Gdy ulgi nie przysługują
Składki społeczne od standardowej podstawy. Ich kwota zależy od roku i zakresu ubezpieczeń; nie ma jednej stałej kwoty dla wszystkich firm.
Możesz przejść od razu na zasady ogólne lub nie spełniać warunków Małego ZUS Plus. Kolejność i termin zgłoszeń ustalamy dla konkretnej sytuacji.
Warunki ulg ZUS i przykłady na blogu →Źródła i szczegółowe zasady
Sprawdź informacje urzędowe: MF — podatki przy prowadzeniu firmy, zakres obowiązkowego KSeF oraz Mały ZUS Plus. Przykłady wymagają dopasowania do rzeczywistych usług i dokumentów Twojej firmy.
Kody porównasz z klasyfikacją PKD 2025 i kluczem przejścia GUS. Zasady zwolnień z kasy określa rozporządzenie o kasach rejestrujących z późniejszymi zmianami. Limit przejściowy KSeF wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Wystawiasz fakturę placówce medycznej czy rozliczasz wizytę prywatnego pacjenta? Obowiązki dotyczące dokumentowania tych przychodów mogą być różne. Zwróć też uwagę na limity kosztów samochodu.
Od 2026 r. limit zależy od napędu i emisji CO₂; trzeba też uwzględnić przepisy przejściowe.
Obowiązek może obejmować także podatników zwolnionych z VAT. Sprawdź harmonogram, przejściowy limit i wyłączenie faktur konsumenckich.
Twoje rozliczenia prowadzę osobiście. Przed rozpoczęciem ustalamy, jak będziesz przekazywać dokumenty i jakie obowiązki obejmuje obsługa. Pracujesz na kontrakcie, przyjmujesz pacjentów prywatnie lub prowadzisz gabinet? Napisz, jak wygląda Twoja praktyka. Ustalimy, jakie dokumenty będą potrzebne do rozliczeń.
Nie. Ważne jest, kto wykonuje usługę i czy służy ona ochronie zdrowia. Zabieg estetyczny lub masaż relaksacyjny może mieć inne zasady niż świadczenie lecznicze. Przed rozliczeniem potrzebuję opisu usługi; sama nazwa zawodu lub kod PKD nie wystarcza.
Lekarz i lekarz dentysta przy sprzedaży osobom prywatnym co do zasady potrzebują kasy od pierwszej takiej sprzedaży. Fizjoterapeuta może korzystać m.in. z limitu lub odpowiedniego zwolnienia. Przed przyjęciem pierwszego prywatnego pacjenta sprawdź rodzaj usług, sposób płatności i warunki ewentualnego zwolnienia.
Na ryczałcie wydatki na gabinet i sprzęt nie obniżają podatku od przychodu. Na skali i podatku liniowym można uwzględniać koszty spełniające warunki przepisów. Wyjaśniam zasady tych rozliczeń; porównanie zakończone indywidualną rekomendacją zlecasz doradcy podatkowemu.
Przekazujesz mi umowę oraz dokumenty rozliczenia z placówką. Informujesz też, czy przyjmujesz prywatnych pacjentów i pracujesz na etacie. Ustalam na tej podstawie, jakie dokumenty sprzedaży, wydatków i dane do ZUS są potrzebne do prowadzenia księgowości.
