Prowadzę księgowość online dla lektorów, szkoleniowców, nauczycieli i tłumaczy z całej Polski. Rozliczam ryczałt lub KPiR, ZUS, VAT i zakupy usług od zagranicznych platform.
Obsługa online · cała Polska
Daj mi znać, czy sprzedajesz zajęcia osobom prywatnym, prowadzisz szkolenia dla firm, czy pracujesz przez platformę. Przygotuję z Tobą listę dokumentów potrzebnych do rozliczenia tych przychodów.
Ujmuję dokumenty sprzedaży lekcji, kursów i szkoleń dla firm.
Rozliczam faktury dla polskich i zagranicznych klientów oraz zakupy narzędzi do tłumaczenia.
Sprawdzam prowizje platform, subskrypcje i faktury za materiały do pracy. Przekazujesz je także wtedy, gdy platforma sama potrąca opłatę.
Do wyceny podaj opis usług, formę opodatkowania, status VAT i przybliżoną liczbę dokumentów kosztowych w miesiącu. Napisz też, czy zatrudniasz pracowników i masz transakcje zagraniczne. Jeśli dopiero zakładasz firmę i nie znasz wszystkich odpowiedzi, zaznacz to w wiadomości.
Prowadzisz lekcje, szkolenia lub wykonujesz tłumaczenia? Poniżej opisuję różnice dotyczące VAT, kasy fiskalnej i dokumentowania wydatków. Wyjaśniam też, dlaczego warto przekazywać faktury za zagraniczne platformy i narzędzia, nawet gdy Twoja sprzedaż jest zwolniona z VAT.
Nowa systematyka PKD 2025
PKD 2025: okres przejściowy dla dotychczasowych kodów trwa do końca 2026 roku. Jeśli składasz wniosek o zmianę wpisu w CEIDG, sprawdź, czy trzeba już wskazać kody PKD 2025.
| Obszar działalności | Stary (2007) | Nowy (2025) | Zakres i uwagi |
|---|---|---|---|
| Tłumaczenia | 74.30.Z | 74.30.Z | Tłumaczenia pisemne, ustne, przysięgłe oraz język migowy. |
| Nauka języków (lektorzy) | 85.59.A | 85.59.A | Kursy języków obcych, konwersacje, zajęcia native speakerów. |
| Kursy i szkolenia zawodowe | 85.59.B | 85.59.B | Pozaszkolne zdobywanie i uzupełnianie wiedzy, umiejętności oraz kwalifikacji zawodowych. Kod zależy od rzeczywistego zakresu zajęć. |
| Pozostałe zajęcia / korepetycje | 85.59.B | 85.59.D | Pozostała edukacja pozaszkolna, m.in. korepetycje i ogólne kursy komputerowe. Szkolenia zawodowe wymagają odrębnego kodu. |
Tabela pokazuje przykłady, a nie automatyczny dobór kodów. Przy zmianie wpisu CEIDG sprawdź przejście na PKD 2025; dla dotychczasowych wpisów okres przejściowy co do zasady kończy się 31 grudnia 2026 r. Sprawdź zasady aktualizacji PKD.
Kluczowe dla edukatorów jest rozróżnienie "usługi edukacyjnej" od "usługi doradczej/coachingu". Jeśli szkolenie ma charakter konsultingowy, fiskus może zakwestionować niższą stawkę.
Jeśli opis Twoich usług nie pasuje jednoznacznie do klasyfikacji, możesz wystąpić o informację do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi.
Przejdź do strony Ośrodka Klasyfikacji GUS →Nauczanie języków obcych, prywatne nauczanie przez nauczycieli i kształcenie zawodowe mają różne podstawy zwolnienia z VAT. Każda wymaga sprawdzenia własnych warunków; nie każda usługa edukacyjna ani każde szkolenie jest zwolnione.
Tłumaczenia nie korzystają automatycznie ze zwolnienia dla edukacji. Mogą wymagać oceny zwolnienia podmiotowego, którego limit w 2026 r. wynosi 240 tys. zł. Podwykonawstwo dla szkoły samo w sobie nie przesądza o stawce.
Zwolnienie czy rejestracja do VAT — poradnik →Platforma potrąca prowizję przed wypłatą pieniędzy? Przekaż również dokument za tę opłatę. Podaj dane dostawcy, bo zagraniczna prowizja lub subskrypcja może wymagać rozliczenia importu usług.
Przekaż mi fakturę od zagranicznego dostawcy, także gdy płacisz kartą lub opłata pobiera się automatycznie. Przy zakupie objętym art. 28b ustawy o VAT może być potrzebna rejestracja VAT-UE i rozliczenie polskiego podatku. Dotyczy to również firm zwolnionych z VAT w kraju. Czynny podatnik wykazuje taki zakup w JPK_V7; przy zwolnieniu służy do tego zwykle VAT-9M, a w określonych sytuacjach VAT-8. Prawo do odliczenia sprawdza się osobno.
Przed pierwszą fakturą dla zagranicznej firmy podaj kraj kontrahenta, jego dane podatkowe i opis usługi. To pozwala ustalić, w którym kraju rozlicza się VAT. Informacja podsumowująca VAT-UE dotyczy określonych transakcji unijnych — nie każdej sprzedaży za granicę.
VAT-UE i import usług — dokumenty i obowiązki →Przy sprzedaży osobom prywatnym sprawdź, czy obejmuje Cię zwolnienie z kasy fiskalnej. Znaczenie mają rodzaj usług, sposób zapłaty i dokumentacja sprzedaży. Poniżej opisuję zwolnienia, które mogą dotyczyć lektora, szkoleniowca lub tłumacza.
Więcej informacji o kasie fiskalnejEdukacja, tłumaczenia i konsulting mają odrębne zasady. Tłumacz powinien sprawdzić również definicję wolnego zawodu. Przy porównaniu uwzględnij także składkę zdrowotną, wydatki firmowe i możliwość korzystania z ulg. Sama nazwa zawodu lub kod PKD nie przesądza o stawce ryczałtu.
Podatek od przychodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Podatek od dochodu
Co daje
Na co uważać
Znaczenie mają też usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy i termin wyboru formy opodatkowania. Wyjaśniam zasady rozliczeń; indywidualną rekomendację najkorzystniejszej formy zlecasz doradcy podatkowemu. Dochody spoza firmy mogą wymagać osobnego zeznania.
Szczegółowe porównanie form opodatkowania →Przekazuj faktury za słowniki, materiały do lekcji, oprogramowanie i wynajem sali. Przy mniej oczywistych zakupach dopisz, do jakich zajęć lub zleceń je wykorzystujesz. Poniżej znajdziesz przykłady wydatków firmowych i prywatnych.
Na skali podatkowej i podatku liniowym wydatek może obniżyć dochód, jeśli jest związany z firmą, udokumentowany i nie jest wyłączony z kosztów przez przepisy. Na ryczałcie wydatki nie obniżają podatku od przychodu.
Sprzęt komputerowy, oprogramowanie (Zoom, Teams), materiały biurowe, reklama w internecie, wynajem sali szkoleniowej.
Okulary korekcyjne: co do zasady mają charakter osobisty. Sama praca z tekstem nie wystarcza do zaliczenia zakupu do kosztów firmy.
Ubiór i wizerunek: Zwykłe ubrania, takie jak garnitur, co do zasady mają charakter osobisty. Samo używanie ich podczas lekcji lub spotkań z klientami nie przesądza o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów.
Nie każda firma ma prawo do wszystkich ulg. Zanim ustalę zgłoszenie do ZUS, zapytam Cię o wcześniejszą działalność, etat i pracę dla byłego pracodawcy. Poniżej pokazuję możliwe warianty składek społecznych. Składkę zdrowotną rozlicza się osobno.
Po spełnieniu warunków
Przez maksymalnie 6 pełnych miesięcy nie płacisz składek społecznych z działalności. Nie masz wtedy z tej działalności ubezpieczenia chorobowego ani wynikających z niego świadczeń. Co do zasady nadal płacisz składkę zdrowotną.
Po spełnieniu warunków
Przez 24 miesiące najniższa podstawa składek społecznych wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia. Prawo do preferencji trzeba sprawdzić odrębnie.
Opcjonalnie, po ocenie
Od 2026 r. możesz korzystać z ulgi do 36 miesięcy w każdym okresie 60 miesięcy prowadzenia firmy. Wśród warunków są przychód za poprzedni pełny rok do 120 tys. zł i co najmniej 60 dni działalności w poprzednim roku. Przy krótszym okresie limit przychodu liczy się proporcjonalnie. Podstawa składek zależy od dochodu; trzeba też sprawdzić pozostałe warunki ulgi.
Gdy ulgi nie przysługują
Składki społeczne od standardowej podstawy. Ich kwota zależy od roku i zakresu ubezpieczeń; nie ma jednej stałej kwoty dla wszystkich firm.
Możesz przejść od razu na zasady ogólne lub nie spełniać warunków Małego ZUS Plus. Kolejność i termin zgłoszeń ustalamy dla konkretnej sytuacji.
Warunki ulg ZUS i przykłady na blogu →Źródła i szczegółowe zasady
Sprawdź informacje urzędowe: MF — podatki przy prowadzeniu firmy, zakres obowiązkowego KSeF oraz Mały ZUS Plus. Przykłady wymagają dopasowania do rzeczywistych usług i dokumentów Twojej firmy.
Kody porównasz z klasyfikacją PKD 2025 i kluczem przejścia GUS. Zasady zwolnień z kasy określa rozporządzenie o kasach rejestrujących z późniejszymi zmianami. Limit przejściowy KSeF wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Korzystasz ze zwolnienia z VAT albo z ulgi w ZUS? Sprawdź podstawę zwolnienia i termin zakończenia ulgi. Sam zawód lektora lub tłumacza nie rozstrzyga tych kwestii.
Limit dotyczy zwolnienia podmiotowego. Zwolnienie określonych usług nauczania języków ma odrębną podstawę.
Wysokość składek zależy od podstawy, prawa do ulg i zakresu ubezpieczeń. Nie stosuj jednej kwoty do wszystkich przedsiębiorców.
Twoje rozliczenia prowadzę osobiście. Przed rozpoczęciem ustalamy, jak będziesz przekazywać dokumenty i jakie obowiązki obejmuje obsługa. Uczysz języków, prowadzisz szkolenia albo wykonujesz tłumaczenia? Napisz, jakie usługi świadczysz i jak otrzymujesz zapłatę. Ustalimy, jakie dokumenty będą potrzebne do rozliczeń.
Nie. Lekcja języka, szkolenie zawodowe i inne zajęcia mogą korzystać z różnych zasad. Podaj, czego uczysz, kto kupuje usługę i jak ją prowadzisz. To pozwala sprawdzić warunki zwolnienia. Samo nazwanie usługi szkoleniem nie wystarcza.
Przekaż dokument za prowizję, także gdy platforma potrąca ją z Twojego wynagrodzenia. Sprawdzam dostawcę i sposób rozliczenia. Opłata zagranicznej platformy może oznaczać import usług również wtedy, gdy Twoja sprzedaż korzysta ze zwolnienia z VAT.
Podaj kraj klienta i informację, czy kupuje usługę jako firma, czy osoba prywatna. Na tej podstawie sprawdza się miejsce opodatkowania i potrzebne zgłoszenia. VAT-UE dotyczy określonych transakcji unijnych, a nie każdej faktury dla klienta z zagranicy.
Przekazuj faktury za sprzęt, oprogramowanie, słowniki, materiały do zajęć i wynajem sali. Przy mniej oczywistym zakupie dopisz, jak wykorzystujesz go do pracy. Na skali i podatku liniowym sprawdzam możliwość ujęcia wydatku w kosztach. Na ryczałcie wydatki nie obniżają podatku od przychodu.
